1. PDF v emailu není digitalizace!
Proč PDF v e-mailu ještě není digitalizace žádostí
- Spousta domovů dnes přijímá žádosti „online“. V praxi to ale často znamená jen papírový proces převlečený do e-mailu — a skutečnou úsporu času to nepřinese.
Taky u vás „online žádost“ často znamená: žadatel si stáhne PDF, vytiskne ho, ručně vyplní, vyfotí mobilem a pošle e-mailem? Pokud ano, nejste sami — a není to vaše chyba. Takhle to dnes funguje na většině míst.
Papírový proces, jen převlečený
- Na první pohled to vypadá digitálně. Žádost přišla e-mailem, nemusíte nic vyzvedávat na poště. Jenže na druhé straně sociální pracovník žádost otevře, zkontroluje ji, dohledá, co chybí, zavolá kvůli doplnění — a nakonec všechno ručně přepíše do evidence.
- To není digitalizace, která vrací čas. To je papírový proces převlečený do e-mailu.
Skrytá cena, kterou nikdo nepočítá
- Sociální pracovníci z brněnských domovů to shrnuli prakticky: u jedné papírové žádosti se mezi kontrolou údajů, telefonáty a přepisem do systému nasčítá klidně tři čtvrtě hodiny. Vynásobte to počtem žádostí za měsíc a máte dny práce, které nejdou ke klientům.
Jak to dělá DomovIS jinak
- DomovIS vede žadatele online formulářem krok za krokem a upozorní, když něco chybí. Díky propojení s vaším evidenčním systémem žádost i s přílohami doputuje rovnou do evidence — pracovník už nic nepřepisuje. Méně tisku, méně přepisování, víc času na lidi.
Digitalizace nezačíná u tiskárny a nekončí ve schránce pracovníka. Začíná tím, že data napíše jednou ten, koho se týkají — a dál už jen putují.
